Cobros y pagos enseña lo que te deben los clientes y lo que debes a los proveedores, por antigüedad, y sirve para hacer los asientos de cobro y de pago. Arriba están los totales Pendiente de cobro y Pendiente de pago, con lo ya vencido.
6.1 Lo pendiente de cobrar
Cada fila es un cliente con lo Pendiente, lo Vencido (en rojo), el número de Facturas y los días de la Más antigua. El desplegable Vencen a cambia el plazo que se considera (30, 60, 90 días…); si la ficha del cliente tiene sus días de pago, se usan esos.
Los cobros y los pagos se aplican a las facturas más antiguas primero.
6.2 Cobrar o pagar una factura
- Pulsa el cliente (o el proveedor) para ver sus facturas pendientes.
- En la factura, pulsa Cobrar (o Pagar).
- Comprueba el importe, la fecha y el banco por el que entra o sale el dinero.
- Confirma: se hace el asiento (572 banco contra 430 cliente, o 400 proveedor contra 572).
Si cobras menos del total, el resto queda pendiente. Si la diferencia es por el cambio de moneda, una comisión del banco o un redondeo, elige la factura queda saldada y el programa lleva la diferencia a su cuenta (668/768 diferencias de cambio, 626 comisiones bancarias o 669/769 redondeos).
6.3 Lo pendiente de pagar
Funciona igual que la de clientes, con los proveedores y acreedores a los que se debe dinero.
6.4 Remesas SEPA
El botón Preparar remesa SEPA prepara el fichero para el banco:
En clientes, una remesa de recibos domiciliados (cobro por adeudo directo). Cada cliente necesita su IBAN y su mandato SEPA en la ficha.
En proveedores, una remesa de transferencias para pagar varias facturas de una vez. En la misma remesa salen también los trabajadores con notas de gasto por pagar (capítulo 7). Marca a quién pagas, cambia el importe si pagas solo una parte y pulsa Descargar la remesa.
Cada proveedor necesita su IBAN: si no lo tiene, sale Falta el IBAN y no se puede marcar.
El fichero se sube a la banca electrónica del banco.
6.5 Previsión de tesorería
Suma al saldo de los bancos de hoy lo que vas a cobrar y resta lo que vas a pagar, según sus vencimientos: facturas pendientes, asientos periódicos e impuestos del calendario. Se ve el saldo previsto a 30, 60 y 90 días, el día en que el saldo será más bajo y, debajo, el detalle de cada cobro y pago con el saldo que va quedando.
Lo vencido se cuenta para hoy. Las nóminas y los gastos fijos solo entran si están como asientos periódicos.
Caja mínima
Debajo de la previsión, escribe en Caja mínima el saldo del banco por debajo del que no quieres bajar y pulsa Guardar. Si la previsión baja de ahí, te dice el día y en cuánto quedaría el banco. Lo verás también en Necesita atención de Inicio y en el resumen semanal (12.11). Para quitarla, déjala vacía y guarda.
¿Y si…? Escenarios
Abre ¿Y si…? Escenarios de tesorería para ver qué pasaría con el banco si algo cambia.
No toca la contabilidad: solo calcula.
Los clientes pagan tantos días tarde, no se cobra un % de lo pendiente y aplazo mis pagos tantos días.
Movimientos de más: un gasto grande (con un menos delante, como -12.000), un préstamo que entra o una subvención, con su fecha.
Hay tres escenarios rápidos (un mes tarde; pesimista: un mes tarde y un 10 % sin cobrar; aplazar un mes los pagos) y Sin cambios para volver a la previsión.
Pulsa Calcular: la tabla compara la previsión y el escenario hoy, a 30, 60 y 90 días, al final y en el punto más bajo, y avisa si el banco se queda en negativo o baja de la caja mínima. Con Guardar este escenario le pones nombre para repetirlo otro día.
6.6 Letras, pagarés y recibos
Para los efectos comerciales:
- En Cliente o proveedor escribe la cuenta (430… o 400…).
- Elige la Clase (letra, pagaré, recibo), el Número, la Fecha, el Vencimiento y el Importe.
- Pulsa Dar de alta. Pasa la deuda a efectos en cartera (4310) o a efectos a pagar (401).
Luego, en la lista, cada efecto se puede llevar al cobro, al descuento, marcar como impagado o pagar; cada paso hace su asiento.
6.7 Reclamar impagos automáticamente
En la pestaña Reclamar impagos el programa se encarga de recordar a tus clientes lo que te deben. Marca Reclamar automáticamente las facturas vencidas y, cada día a la hora que pongas, manda a cada cliente un correo con lo que tiene vencido.
Avisos a los días del vencimiento: por defecto 7, 15 y 30. El primero es amable, el segundo un recordatorio y el último más firme, sin amenazas. Nunca salta al aviso firme sin haber mandado los anteriores, y entre un aviso y otro de la misma factura pasan al menos 7 días.
Solo si deben al menos: no se reclaman las cantidades pequeñas.
Hoy tocaría mandar enseña, antes de activarlo, a quién se le mandaría y qué. Con Mandarlos ahora salen en el momento.
No reclamarle deja fuera a un cliente concreto (por ejemplo, uno con el que ya has hablado).
Cada correo lleva el enlace para pagar con tarjeta o Bizum y los datos de la transferencia (capítulo 5.9). En cuanto la factura se cobra, deja de reclamarse.
Hace falta tener configurado el correo de envío en Empresa y usuarios › Envío de correos y que el cliente tenga su correo en la ficha. Todo lo mandado queda en Correos de reclamación mandados.
6.8 Aviso de cambio de IBAN antes de pagar
Un fraude muy común es el del «falso proveedor»: llega un correo que dice «hemos cambiado de banco, pagad a esta cuenta». Para protegerte, cada cambio del IBAN de un proveedor queda apuntado, y al preparar una remesa de transferencias el programa se para si: el IBAN del proveedor cambió en los últimos 90 días y nadie lo ha confirmado;
el importe es mucho mayor de lo normal con ese proveedor; es el primer pago a un proveedor y pasa de 1.000 €.
Llama al proveedor a un teléfono de siempre (no al que venga en el correo) y, si la cuenta nueva es buena, pulsa Lo he comprobado: la cuenta es buena. Queda confirmado con tu nombre y no vuelve a avisar. Con Está todo comprobado: descargar la remesa se descarga el fichero.
Las capturas son de una empresa de ejemplo con datos inventados. Pruébalo tú mismo en la demo, sin registrarte.